ฤดูกาลฝึกงานมาอีกแล้ว ดูแลจัดการเหล่าลูกเจี๊ยบอย่างไร ให้ วิน-วิน ทั้งเด็กฝึกงานและองค์กร

หนึ่งสิ่งที่ทุกองค์กรต้องได้พบเจอคือช่วงเวลาของ ‘การฝึกงาน’ ที่เหล่านักศึกษาทั้งหลายจากมหาวิทยาลัยต่างๆ จะทยอยเข้ามาส่งจดหมายขอฝึกงานที่องค์กรในตำแหน่งต่างๆ ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้เหล่า ‘ลูกเจี๊ยบ’ รุ่นใหม่ที่มีความกระตือรือร้นและพลังความคิดสร้างสรรค์ทั้งหลายได้รับประสบการณ์จากการทำงานจริง และยังเป็นโอกาสที่จะทำให้องค์กรได้ประโยชน์จากไอเดียสดใหม่จากเหล่าเด็กฝึกงานเหล่านี้ด้วย

อย่างไรก็ดี สิ่งสำคัญที่องค์กรต้องคำนึงถึงคือ ‘การจัดการ’ อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่า ประสบการณ์และผลลัพธ์จากการฝึกงานนั้น จะส่งผลต่อองค์กรพอๆ กับที่มีคุณค่าสำหรับเด็กฝึกงาน ดังนั้น การจัดการที่มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่ม ‘มูลค่า’ ให้กับประสบการณ์การฝึกงานสำหรับทั้งสองฝ่ายได้

นอกจากนี้ การจัดการที่ดีจะส่งผลต่อ ‘มุมมอง’ ในการฝึกงานของเหล่าเด็กฝึกงาน ทั้งความรู้สึกกระตือรือร้นจากสภาพแวดล้อมที่ท้าทายในที่ทำงาน และการจัดการที่สอดคล้องกับความต้องการหรือความคาดหวังของเด็กฝึกงาน เหล่านี้ล้วนทำให้ประสบการณ์ในการฝึกงานนั้นเป็นสิ่ง ‘ล้ำค่า’ สำหรับพวกเขา และทำให้มั่นใจได้ว่า เด็กฝึกงานเหล่านั้นจะได้รับ ‘ความเข้าใจ’ กลับไปอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วยในแง่ของการทำงาน ซึ่งจะสามารถนำทักษะที่ได้ไปประยุกต์ใช้ได้ในอนาคตการทำงานของพวกเขา รวมถึงยังได้ลองสร้างความสัมพันธ์ในที่ทำงานจริงกับพี่ๆ ในองค์กรอีกด้วย

ในเมื่อการฝึกงานเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเหล่าลูกเจี๊ยบทั้งหลาย เช่นนี้แล้ว องค์กรควรมีวิธีจัดการหรือปฏิบัติต่อเหล่าเด็กฝึกงานอย่างไร?

1. เตรียมความพร้อมก่อนเริ่มฝึกงาน

เป็นเรื่องปกติที่เด็กฝึกงานซึ่งไม่ได้เป็นพนักงานประจำอาจจะยังไม่เข้าใจเรื่องพื้นฐานทั้งหลายขององค์กร ดังนั้น สิ่งที่จะช่วยได้คือการส่งอีเมลข้อมูลพื้นฐานขององค์กรให้เด็กฝึกงานเหล่านั้นก่อนเริ่มฝึกงานประมาณหนึ่งสัปดาห์ อาทิ เวลาของการเข้างาน อาคารที่ตั้งขององค์กร ที่จอดรถ การแต่งกาย ไปจนถึงกำหนดการคร่าวๆ ว่าพวกเขาต้องทำอะไรบ้างในวันแรกในฐานะเด็กฝึกงาน หรือกระทั่ง ‘งาน’ ที่พวกเขาจะได้เริ่มทำในช่วงสัปดาห์แรก สิ่งเหล่านี้จะเป็นการช่วยเตรียมความพร้อมให้พวกเขาได้เป็นอย่างดี

2. จัดให้มีการฝึกอบรมหรือปฐมนิเทศ

การฝึกอบรมเป็นสิ่งจำเป็น มันคล้ายกับวัน ‘ปฐมนิเทศ’ ในการเรียนการสอน เนื่องจากเป็นช่วงเวลาของการส่งต่อข้อมูลสำคัญในการทำงานให้แก่เหล่าเด็กฝึกงานทั้งหลาย ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถปฏิบัติงานในฐานะเด็กฝึกงานได้ดีขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง เพราะพวกเขาจะสามารถรับทราบทั้งขั้นตอนและความคาดหวังในการฝึกงานจากองค์กรได้จากการฝึกอบรมที่จัดขึ้น

3. แนะนำเด็กฝึกงานให้กับทีมองค์กร

หลายคนอาจมองว่านี่เป็นเรื่องเล็กน้อย แต่อย่าลืมว่า เด็กฝึกงานเหล่านั้นเป็น ‘คนใหม่’ สำหรับองค์กร ซึ่งต้องการ ‘ความสบายใจ’ ในที่ทำงาน การแนะนำพวกเขาให้กับคนในทีมได้รู้จัก นอกจากจะทำให้ได้เห็นหน้าค่าตาเพื่อทำความคุ้นเคยแล้ว ยังเป็นการเปิดโอกาสให้พวกเขาได้รู้จักคนทำงานแต่ละตำแหน่งในทีม ซึ่งจะช่วยให้ได้รับรู้ว่าต้องปรึกษาหรือติดต่อใครในการทำงานที่พวกเขาได้รับมอบหมาย และยังเป็นการกระชับความสัมพันธ์ระหว่างเด็กฝึกงานกับคนทำงานในองค์กรด้วย

4. ตั้งเป้าหมายและมอบหมายงาน

แน่นอนว่าการตั้งเป้าหมายในการฝึกงานเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะจะทำให้การฝึกงานไม่ได้เป็นแค่สิ่งเลื่อนลอย แต่มีความชัดเจนว่าใครต้องการอะไร การสอบถามเหล่าเด็กฝึกงานถึงความคาดหวังและเป้าหมายจึงเป็นสิ่งควรทำ เพราะจะทำให้องค์กรได้รับรู้ถึงความต้องการของพวกเขา นอกจากนี้ ฝั่งองค์กรก็สามารถตั้งเป้าหมายที่ต้องการได้รับจากเด็กฝึกงานได้เช่นกัน ซึ่งการพูดคุยเหล่านี้จะนำไปสู่การ ‘มอบหมาย’ งานให้เด็กฝึกงานได้ทำจริง และช่วยกำหนดกรอบเวลาของการทำงานในขั้นตอนต่างๆ ได้

5. หมั่นฟีดแบ็กการฝึกงาน

ในการทำงานของเด็กฝึกงานจำเป็นต้องมีการคอยติดตาม ‘ฟีดแบ็ก’ ตลอดเวลา เพื่อเป็นการทบทวนทั้งเป้าหมายในการทำงาน รวมถึงความสามารถในการทำงาน คุณภาพในการทำงาน ความถูกต้องในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งจะนำไปสู่คำแนะนำที่มีประโยชน์แก่เด็กฝึกงาน เกี่ยวกับเรื่องการปรับปรุงการทำงานของพวกเขาให้มีคุณภาพและแม่นยำมากขึ้น

นอกจากเรื่องของการทำงาน อย่าลืมว่าการปฏิบัติอย่างให้เกียรติต่อเด็กฝึกงานด้วย ‘ความเป็นมนุษย์’ ก็เป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะแม้พวกเขาจะเป็นเพียงนักศึกษาที่เข้ามาฝึกงาน แต่ก็ต้องการถูกปฏิบัติต่อตนเองอย่างเสมอภาคและเท่าเทียม ด้วยความเมตตา ซึ่งย่อมจะทำให้บรรยากาศในการทำงานเป็นไปอย่างผาสุกยิ่งขึ้น