6 ขั้นตอน Set Work Priority จัดลำดับความสำคัญงาน ไม่ต้องกังวลเดดไลน์

ใครที่กำลังมีปัญหาในเรื่องการจัดการเวลาไม่ว่าจะงานที่ไม่เสร็จตรงตามเวลา, ไม่รู้ว่าจะเริ่มทำสิ่งไหนก่อน หรือเหตุผลอื่น ๆ ที่จัดลำดับความสำคัญไม่ได้ ซึ่งทำให้หลาย ๆ คนอาจเกิดความกังวลใจ หนักใจ และถึงขั้นเครียดได้ แต่ไม่ต้องกังวลไป วันนี้ทางเราจะช่วยให้คุณสามารถควบคุมในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอย่าง Set Work Priority หรือจัดลำดับความสำคัญของงานกัน ตามไปดูกันเลย

1.เขียนหรือพิมพ์งานทั้งหมด

สิ่งแรกที่เราควรทำ นั่นคือ รวบรวมงานที่มีทั้งหมดแล้วเขียนหรือพิมพ์งานลงได้ทั้งกระดาษ และหน้าจอ เพื่อให้ได้รู้ว่ามีงานอะไรบ้างที่ต้องทำให้สำเร็จลุล่วง ซึ่งจะได้จัดลำดับความสำคัญในขั้นต่อไปได้ อย่างไรก็ตามจะลืมงานไหนไม่ได้เลย เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในขั้นตอนส่งงาน

2.พิจารณาว่างานไหนสำคัญกว่ากัน

เมื่อต้องการเรียงลำดับความสำคัญ สิ่งที่ต้องทำก่อนนั่นคือ พิจารณาว่างานไหนที่สำคัญกว่ากัน งานไหนด่วนหรือไม่ด่วน จากนั้นระบุงานสำคัญ และงานไหนเร่งด่วนให้ชัดเจน เพื่อให้สามารถจัดเรียงลำดับในขั้นตอนต่อไปได้ เพราะงานทั้งหมดมีความสำคัญและเร่งด่วนไม่เท่ากันนั่นเอง

3.เรียงลำดับความสำคัญ

แม้ว่างานจะมีทั้งง่ายและยาก แต่ความสำคัญของงานนั้นต้องมาก่อนเป็นอันดับแรก ต่อมาความเร่งด่วนจึงรองลงมา เราควรให้ความสนใจต่องานเป็นลำดับ ดังนี้

• งานสำคัญและเร่งด่วน
• งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน
• งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน
• งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

4.กำหนดระยะเวลางานในแต่ละชิ้นให้ชัดเจน และจัดทำรายการงานที่ต้องทำ

งานแต่ละชิ้นต้องมีการกำหนดเวลาให้ชัดเจน เพื่อสามารถจัดตารางของงานแต่ละชิ้นให้สำเร็จลุล่วงตามเดดไลน์ และควรจัดเวลาก่อนกำหนดส่งงาน เพื่อสามารถตรวจทานและแก้ไขงานได้

5.พยายามสนใจแค่งานเดียวในแต่ละครั้งที่ลงมือทำ

สิ่งต่อมาคือ พยายามอย่าทำงานหลายชิ้นในเวลาเดียวกัน เมื่อสนใจงานหลาย ๆ ชิ้นแล้ว อาจเกิดโอกาสสับสนในแต่ละงาน และอาจทำให้งานไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร หรืออาจเกิดความผิดพลาดในเรื่องเล็ก ๆ จนลามไปถึงเรื่องใหญ่ ๆ ได้ ซึ่งจะทำให้ใช้เวลามากกว่าเดิมในการทำงานแต่ละชิ้นให้สำเร็จ จึงควรมุ่งเน้นในการจัดการทีละอย่าง เพื่อให้มีสมาธิในการจดจ่อการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

6.การจัดการสิ่งที่รบกวนในเวลาทำงาน

มาถึงข้อสุดท้ายแล้ว ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก นั่นคือการจัดการสิ่งที่รบกวนในการทำงาน เช่น การเล่นโซเชียล การเล่นเกม เป็นต้น สิ่งรบกวนเหล่านี้ ส่งผลให้งานของเราอาจไม่เสร็จตามเวลาที่วางไว้ อีกทั้งยังทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงได้ แต่เมื่อทำงานเสร็จตามตรงเป้าหมายแล้ว หลังจากนั้นเราค่อยมาโฟกัสกับสิ่งรบกวนต่าง ๆ ก็ยังไม่สาย